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TECHinfo - Gestion intégrée des documents (GID) André Larose Président et CEO |
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Bonjour à tous, Les organisations cherchent de plus en plus à éliminer les documents papier et mettre en place des environnements qui permettent de gérer l’ensemble de l’information d’affaires de façon conforme. Lorsqu'on considère le corpus à gérer et les règles à mettre en place pour s’assurer de se conformer aux diverses politiques de capture et de gestion de l’information, le projet devient intéressant puisqu'il touche la grande majorité des acteurs et des outils de communication de l'entreprise ou du département visé. La venue prochaine sur le marché de SharePoint 2010 renforce de façon importante la capacité de cette plateforme à supporter les objectifs de tous organismes en la matière. Comme vous pourrez le constater dans l’article sur le sujet, SharePoint 2010 apporte beaucoup de richesse à un environnement déjà bien pourvu dans sa version 2007. Dans ce monde de plus en plus électronique, il serait périlleux de parler de gestion intégrée de l’information sans considérer les courriels, lesquels sont maintenant reconnus comme documents à connotation légale, tout comme leur contenu et les pièces qui y sont attachées. Le gouvernement québécois à d’ailleurs publié en 2009, un guide d’orientation pour la gestion des courriels. La stratégie vise essentiellement à fournir un environnement centralisé dans lequel il est possible de gérer tout type d’information et de communication relatif aux dossiers et aux projets spécifiques: documents, documents numérisés, photos, courriels, etc. On y applique alors ses règles de gestion et son modèle de sécurité avec l’assurance de dossiers complets et bien gérés. Dans ce numéro, nous parlerons donc de gestion de contenu et des nouvelles fonctionnalités intégrées qui font partie de la nouvelle version de SharePoint 2010. Nous vous invitons à nous transmettre vos commentaires, lesquels sont toujours appréciés. |
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gestion intégrée de contenu
Une préoccupation de plus en plus présente Jacques Vermeersch Vice-président, Services conseils |
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La gestion de contenu est une préoccupation depuis qu’il y a des écrits et que l’Homme souhaite se doter d’outils pour retrouver ses textes. Cette préoccupation croit avec le volume d’information, et il faut bien reconnaître que les dernières décennies ont démontré que la quantité d’information à enregistrer ne va pas en décroissant. Le contenu, c’est le texte pouvant se trouver dans un livre, un document, un message, ou autres écrits sur n’importe quels supports ou formats. Depuis l’apparition des supports technologiques, ceci inclut non seulement les documents numériques, mais aussi le texte ou autres objets qui se diffusent sur le web.
Pour se donner des chances de gérer tout ce contenu, des outils polyvalents, intégrés et performants sont requis. Voyons en quoi SharePoint aide à une bonne gestion de contenu. Dans le texte qui suit, j’aborde la nécessité de gérer le contenu, mais aussi quelques défis qui se posent dans l’intégration du contenu. Jadis, à mesure que le volume de documents augmentait, les organisations ont résolu leurs problèmes d’archivage à l’aide de méthodes, d’outils de classification ou de calendriers de conservation. En mettant en place les modes d’enregistrement et de stockage, elles ont aussi créé les tâches de classement et d’archivage ... Lisez la suite... » |
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Quoi de neuf
dans la gestion documentaire avec SharePoint 2010?
Dominic Brien Vice-président, Service d'intégration |
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Au chapitre de la classification du contenu un nouveau service, le service de gestion des métadonnées d’entreprise présent dans SharePoint 2010 introduit plusieurs nouvelles fonctions qui viennent enrichir la gestion de contenus, nous en présentons quelques-unes
ici-bas :
La gestion centralisée d’une ou de plusieurs taxonomies hiérarchiques d’entreprises. Il est maintenant possible de créer une taxonomie centralisée pour l’ensemble des sites SharePoint dont l’utilisation est facilitée par un nouveau type de colonnes et l’implémentation, entre autre, d’une navigation par métadonnées.
Cette taxonomie peut ensuite être utilisée par une ou plusieurs applications web et peut même être étendue sur plusieurs fermes
SharePoint. L’utilisation des termes de la taxonomie est enrichie par un contrôle de sélection arborescent qui est disponible tant du côté web qu’à l’intérieur
du client Office 2010;
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Avez-vous des commentaires ou suggestions à propos
du contenu que vous aimeriez voir dans les
prochaines éditions de TECHinfo? S.V.P. Écrivez-nous dès maintenant! |
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OPPORTUNITÉS À SAISIR
Services de planification de déploiement SharePoint Techtra vous offre les services d’experts formés et certifiés par Microsoft pour vous assister à définir selon toutes les étapes et les meilleures pratiques d’affaires votre plan de mise en place et de déploiement SharePoint avec le programme SharePoint Déploiement Services parrainé par Microsoft. Business Productivity Infrastructure Optimisation Techtra peut vous assister dans la découverte des facettes d’amélioration de vos processus par le biais d’un atelier gratuit d’une journée qui met en relief les possibilités d’amélioration de productivité de vos environnements. Offre d'ateliers d'accompagnement avec les technologies Microsoft Techtra vous offre une multitude d'ateliers d'accompagnement en entreprise, particulièrement sur l’ensemble des technologies qui s’intègrent à Office Système, SharePoint 2007 et 2010, SQL et les infrastructures Microsoft. Pour connaître la liste de ses sessions, veuillez nous contacter. |
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NOUVELLES Techtra obtient une 11ième compétence officielle dans le programme de partenaires de Microsoft : Microsoft Dynamics. Techtra lance la version 5,1 de Mail2share, un outil de gestion des courriels intégré avec SharePoint, plusieurs nouvelles fonctionnalités y sont incluses et en font l’outil le plus facile et convivial pour initier et implanter une stratégie de Gestion Intégrée de documents (GID). Un des plus grands groupe minier au monde confie à Techtra le déploiement de 1475 indicateurs de performance utilisant Performance Point Services et SharePoint pour effectuer le suivi de la gestion de ses usines au Canada. Mail2Share de Techtra est acquis par un des plus grand exploitant de pharmacies au Québec pour la gestion de ses courriels à connotation légale. Techtra déploie MOSS 2010 dans le cadre du programme de lancement rapide de SharePoint de Microsoft pour un projet de portail à l’Agence de la Santé et des Services Sociaux de Lanaudière. |
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SAVIEZ-VOUS QUE ? |
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Techtra est le distributeur exclusif dans l'est du Canada et dans la francophonie de ControlPoint, meilleur outil d’administration pour SharePoint selon Tech-Ed et Windows IT Pro. Il facilite de beaucoup cette gestion tout en supportant votre modèle de gouvernance. La version entreprise de SharePoint fournit gratuitement des outils d’intelligence d’affaires très évolués et qui combinés avec les fonctions d’intégration de données de SQL 2008, vous permettent de déployer des tableaux de bord et indicateurs de performance plus rapidement et à moindre coût que toute autre solution. Les versions 2010 d’Office et SharePoint seront officiellement disponible le 12 mai 2010. |
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