Suite Conseil Sans Papier

De nos jours, les entreprises sont confrontées à un défi de taille. Elles se doivent de prendre d’importantes décisions très souvent basées sur de l’incertitude et des risques en raison du mouvement constant de l’économie actuel ainsi que de la restructuration et l’internalisation des activités de notre société. Toutefois, des avantages importants peuvent être tirés des entreprises qui utilisent un processus structuré de prise de décision.

Toutes les entreprises dont le but est d’optimiser l’utilisation des ressources humaines et financières ainsi que d’accroître la protection de la confidentialité pourront trouver dans notre solution d’affaire la réponse à leurs besoins. La solution Conseil sans papier ne fournit pas seulement un meilleur accès aux documents et aux rapports, elle élimine les tâches redondantes entre les différents secteurs, améliore considérablement la collaboration et prend en charge la gestion à tous les niveaux.

La solution Conseil sans papier de Techtra est basée sur le contenu et la collaboration des fonctionnalités de gestion que l’on retrouve dans SharePoint et Office de Microsoft. Elle est la seule application sur le marché qui vous offre les avantages suivants :

• Entièrement automatisé (une solution de préparation et de gestion d’un bout à l’autre)
• 100% sans papier
• 100% Microsoft
• Prêt pour SharePoint 2010
• Prêt pour BPOS

Les trois éléments clés :

La solution Conseil sans papier est une solution modulaire composée de trois principaux éléments :

1. Planification des documents – Les équipes doivent présenter les informations et les documents pertinents avant la réunion pour bénéficier de ce module.
   • Un modèle InfoPath ou Form Server est utilisé pour procéder à la demande et permettre de relier les documents de support à la demande initiale, tout en respectant les exigences juridiques, financières et organisationnelles.
   • Le flux de travail intégré met en place un cycle de décision fluide en coordonnant stratégiquement les actions de chaque personne qui est responsable de prendre une décision. Ce cycle permet une meilleure collaboration entre les différents secteurs, tels la direction, l’administration, les finances, etc., dans la prise de décision en leurs permettant de relier entre eux leurs différentes tâches respectives.
   • Les tâches individuelles sont attribuées et suivies avec des fonctions de signatures automatiques, ce qui permet aux membres de l’équipe de suivre la progression de leurs projets.
   • Les métadonnées sont générées pour chacune des étapes à partir d’un fichier XML ce qui permet aux utilisateurs une meilleure recherche de leurs informations dans la bibliothèque SharePoint qui elle, contient toutes les données.
2. La génération des documents – Ce module compile et regroupe l’ensemble des documents (un fichier XML pour chaque document), ce qui permet aux utilisateurs de surveiller le déroulement des tâches spécifiques, la gestion des présences ainsi que les actions effectuées tout au long du processus et ce, à travers un seul module centralisé.
   • Le module génère automatiquement les documents en format Word tout en conservant les formats disponibles dans les formulaires InfoPath. Il les enregistre et les entrepose dans la bibliothèque SharePoint et les rend disponible èa tous les participants.
   • Tout changement apporté aux documents est automatiquement retransmit sur les versions entreposées.
   • Ce module est utilisé avant les réunions pour permettre de définir l’ordre du jour, apporter les points à discuter ainsi que ressortir les dossiers à être revus.
   • Les amendements aux documents peuvent être faits et consolidés directement lors de la réunion ce qui permet d’effectuer une économie en temps de 80%.
3. Réunions du Conseil sans papier – Ce module vous permet de structurer vos réunions de manière efficace et sans l’impression d’un seul document.
   • Un Intranet et un Extranet sont utilisés par les participants lors de la réunion.
   • Ce module utilise également les fonctions qui vous permettent de faire des ajustements à un document et d’envoyer la copie révisée à l’ensemble du groupe. Le document sera automatiquement publié dans la bibliothèque SharePoint ainsi que dans chacune des bibliothèques personnelles. Chaque participant sera averti par une alerte de tout changement effectué.
   • Un calendrier commun simplifie la coordination des réunions et fournit une référence de base de wiki sur des sujets d’intérêts communs et des discussions des groupes précédents.